L’ufficio Archivio e Protocollo svolge tutte le operazioni inerenti al protocollo e l’archiviazione dei documenti del Comune di Borghetto Santo Spirito, comunque e dovunque esse si svolgano.
Al cittadino o persona giuridica che deve presentare domande, istanze, documenti o effettuare comunicazioni diretti all’Ente;
Tutti i cittadini che necessitano di consultare e ottenere il rilascio, su richiesta, di copie di atti e/o documenti.
Descrizione
Tutta la corrispondenza diretta all’Ente passa tramite questo ufficio per essere protocollata, classificata, inserita in fascicoli, assegnata ai Servizi di competenza.
Svolge il duplice ruolo di funzione giuridica, attestando l’esistenza di un determinato documento dal quale discendono diritti e doveri nei confronti dell’Amministrazione e di terzi, e di gestione dei flussi documentali in entrata ed uscita da e verso l’Ente.
Inoltre, specificatamente tra i compiti dell’Ufficio Protocollo:
assegnazione e smistamento ai vari uffici del Comune di documenti in entrata o interni, ai fini di un corretto svolgimento delle attività amministrative;
lavorazione e gestione contabile della corrispondenza cartacea in uscita prodotta dagli Uffici Interni e destinata a terzi;
conservazione digitale: quel processo che subentra dopo l’archiviazione, normato dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale, e che mira a conservare nel tempo le informazioni, con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale, garantendo l’accessibilità dei dati. Il Comune di Borghetto è dotato di apposito manuale di conservazione ( che si trova in allegato), il quale ha lo scopo di descrivere il sistema di conservazione dei documenti informatici e la gestione dei relativi processi adottati e previsti dal conservatore;
scarto documentale: è l’operazione mediante la quale parte della documentazione di un archivio viene destinata all’eliminazione ed ha per oggetto tutti quei documenti che, avendo esaurito la loro validità amministrativo-giuridica, non si ritiene possano essere meritevoli di conservazione permanente quali fonti per la ricerca storica presente e futura. Si tratta, dunque, di un’operazione che è necessaria sia per la tenuta ordinata dell’archivio e sia per la garanzia di un’adeguata conservazione della documentazione storica. La selezione tra la documentazione da scartare e quella da conservare, che è alla base dello scarto, è un’operazione molto delicata in quanto ha conseguenze irreversibili vista la perdita definitiva dei documenti scartati.
Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso, ed è parte costitutiva della giuridicità di un atto.
Copertura geografica
Comune di Borghetto Santo Spirito
Come fare
Le modalità previste per la presentazione di istanze sono:
·Casella di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) dell’Ente comuneborghettoss@postecert.it con rilascio delle rispettive attestazioni di ricevuta e consegna SOLO ED ESCLUSIVAMENTE se la richiesta perviene da casella PEC (PEC/PEC);
In questo caso non essendo la casella certificata, NON È GARANTITO PER LEGGE (Codice dell'Amministrazione Digitale - C.A.D.) l'effettivo ARRIVO DELLA RICHIESTA (il sistema non rilascia alcuna ricevuta di ricezione/consegna) se non dopo l’avvenuta protocollazione.
·Servizio postale con ricezione di corrispondenza ordinaria, raccomandate ecc spedita dall’Ente
·direttamente allo sportello dell'Ufficio Protocollo ubicato al piano terra del Municipio ESCLUSIVAMENTE negli orari di apertura al pubblico ( dal lunedì al venerdì dalle ore 10:00 alle ore 12:00).
In seguito l'ufficio protocollo provvede alla:
registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed indirizzati al Comune di Borghetto, che possono pervenire all’ufficio in formato cartaceo, P.E.C. e Posta Elettronica standard.
La registrazione consiste nell'attribuzione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, di un numero progressivo con relativa data di protocollazione e rispettiva classificazione (ossia assegnazione ad una specifica categoria e classe in base alla natura del documento o al tipo di procedimento amministrativo al quale fa riferimento), individuando ciascun atto in modo inequivocabile e assegnandolo agli uffici competenti..
Quando la consegna avviene manualmente, l'ufficio provvede al rilascio di una ricevuta, o quando richiesto di una fotocopia della prima pagina dell'atto consegnato riportante apposita segnatura.
Cosa serve
Istanza da presentare chiara e leggibile effettuata secondo quanto previsto dal manuale di gestione del protocollo informatico (in allegato).
Cosa si ottiene
Risposta alle istanze o richieste presentate, nei tempi previsti dalla legge 241/1990.
Tempi e scadenze
La registrazione, salvo imprevisti o problematiche che possono emergere, è effettuata nella medesima giornata della presentazione o dell’arrivo se avviene entro l’ orario di lavoro. Per le ricezioni che avvengono dopo, la stessa è posticipata al giorno successivo.
Quanto costa
Nessun costo è previsto per la comunicazione degli atti o delle richieste che devono pervenire al protocollo dell’ente
