Staff del Sindaco e del Segretario comunale

• Costituisce il supporto agli Organi di direzione Politica. Svolge attività di assistenza al Sindaco ed a tutta l’Amministrazione Comunale per il perseguimento dei fini istituzionali e degli obiettivi del programma di mandato.
• Assicura, mediante l’organizzazione e la gestione di risorse finanziarie, umane, strumentali, un’attivita’ di ausilio al Sindaco, alla Giunta Comunale e dei Consiglieri Comunali delegati nelle loro funzioni politico-amministrativi nonche’ di pubbliche relazioni, cerimoniale, accoglienza e rappresentanza.
• Oltre all’ attività di segreteria particolare del Sindaco e di tutti gli Amministratori, supporta il primo cittadino nell’ elaborazione ed attuazione delle politiche pubbliche, cura le attività connesse alla comunicazione, i processi partecipativi con la cittadinanza e le istituzioni locali e svolge attività di raccordo tra il vertice politico ed i servizi amministrativi/gestionali.
• Le attività ed i servizi sono rivolti all’interno, con riferimento al supporto ed assistenza agli Organi del Comune ed inoltre effettua un’ampia attività relazionale rivolta all’esterno quali Enti amministratori di altri Enti pubblici, privati, para-statali, società, associazioni, uffici e cittadini.
• Gli obiettivi e le competenze sono svolte con modalità organizzative finalizzate a realizzare un’ampia presenza di orario nel rispetto delle norme e di criteri di efficacia ed economicità.
• Dal punto di vista operativo fa riferimento direttamente al Sindaco e dal punto di vista amministrativo al Segretario Comunale.
• Relaziona periodicamente alle predette figure politiche e dirigenziali sui risultati dell’attività svolta, fornendo eventuali proposte di miglioramento dei processi e delle procedure.

Descrizione analitica delle attività svolte

AZIONI DI SUPPORTO

• assistenza al Sindaco nelle funzioni attribuitegli dalla legge, dallo Statuto Comunale e dai Regolamenti in ogni altra attività e mansione inerente al suo ruolo istituzionale e di rappresentante della comunità, nell’ esercizio delle funzioni di indirizzo, di controllo e di rappresentanza;
• sostegno a tutti gli Amministratori nel collegamento con la struttura comunale e nella gestione dei rapporti istituzionali;
• istruttoria e sviluppo di pratiche relative a problemi o questioni di rilevanza comunale ed oltre di cui il Sindaco si riserva la competenza;
• presidio deleghe e specifiche attribuzioni del Sindaco;
• trattazione affari istituzionali;
• predisposizione atti di amministrazione;
• rilascio agli amministratori di copia degli atti e dei documenti direttamente accessibili;
• gestione del protocollo e del cerimoniale in occasione di incontri istituzionali, organizzazione cerimonie, eventi e manifestazioni, anche in collaborazione con gli assessorati e con soggetti esterni all’ Amministrazione;
• effettuazione attività relative a rappresentanza ed onorificenze pubbliche, manifestazioni civili, religiose, culturali e sportive;
• organizzazione inaugurazioni di opere pubbliche comunali e delle ricorrenze del 4 Novembre e del 25 Aprile.
• cura, per conto degli Amministratori, dei rapporti con le formazioni sociali, gli organismi economici e le strutture politiche del territorio;
• organizzazione giuramento, quando previsto, innanzi al Sindaco o ad un suo delegato;
• attività di studio e ricerca finalizzati a conoscere e a creare le condizioni per potervi accedere alle opportunità di finanziamento a livello regionale, nazionale ed europeo;
• coordinamento partecipazione del Gonfalone della Città alle manifestazioni pubbliche e cura dell’uso della fascia tricolore da parte degli amministratori comunali;

RAPPORTI CON AMMINISTRATORI, UFFICI E CITTADINI

• gestione rapporti con gli Assessori, Consiglieri, TT.PP.OO. ed i servizi della struttura dell’ Ente;
• collaborazione con il Segretario comunale nell’attività gestionali/amministrative assicurando altresì il necessario collegamento tra la funzione politica ed i servizi;
• ricerca della possibilità di potenziamento del sistema di ascolto con i cittadini al fine di aumentare la soddisfazione di questi ultimi nei confronti dell’Amministrazione Comunale, ponendo il cittadino al centro degli interessi dell’ Ente oltre a sentirsi protagonista attivo della vita della Città;
• ricezione risposte, verbali o scritte, formulate in sinergia con gli uffici di riferimento, sia interni che esterni al Comune, o in accordo diretto con il Sindaco;
• effettuazione report sullo stato, qualità ed impatto del sito web sulla cittadinanza da produrre periodicamente al segretario comunale teso, esemplificativamente e non esclusivamente, a rilevare carenze errori e pi? in generale anomalie.

CORRISPONDENZA, AGENDA AMMINISTRATORI E PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

• attività di segreteria dell’esecutivo, organizzazione degli impegni istituzionali interni ed esterni all’Ente;
• predisposizione, ricognizioni, gestione e assegnazione degli atti amministrativi del Sindaco;
• relazione e coordinamento con assessori, amministratori nazionali e locali di altri Enti e livelli di Governo, dirigenti e uffici interni ed esterni all’Ente, cittadini, associazioni nazionali di Enti Locali;
• disbrigo della corrispondenza personale del Sindaco e di tutti gli Amministratori Comunali, mediante ritiro all’ufficio protocollo, registrazione posta in arrivo, verifica assegnazione uffici ed attribuzione provvisoria ad Assessori, Consiglieri e servizi comunali e annotazione consegna;
• gestione dell’account istituzionale di posta elettronica del Sindaco e dell’unità operativa;
• ampliamento agenda informatizzata (account gmail.com) per amministratori comunali con personalizzazione ed adattamento della stessa;
• ricezione richieste ed assegnazione appuntamenti nell’ agenda del Sindaco, degli Assessori e dei Consiglieri delegati e gestione del ricevimento del pubblico;

• calendarizzazione, sull’agenda elettronica del Sindaco, dei congedi e permessi del segretario comunale, TT.PP.OO. e responsabili delle singole UU.OO. dei vari servizi comunali;
• inserimento, sull’agenda elettronica del Sindaco e della maggioranza delle manifestazioni, riunioni ricorrenze e cerimonie per favorire la partecipazione e presenza degli amministratori;
• coordinamento richieste, proposte e reclami indirizzati agli Amministratori Comunali, in particolare per quanto attiene la redazione tramite il portale web.

COMUNICAZIONE ED IMMAGINE

• attività e gestione inerente la L.150/2000 relativa alla disciplina delle attività di informazione e comunicazione delle pubbliche amministrazioni;
• organizzazione e gestione del dialogo tra cittadini e amministrazione;
• rapporti con gli organi di stampa e con gli organi di informazione radio-televisiva;
• istituzione ed attivazione ufficio stampa e di comunicazione dell’ Ente;
• realizzazione disciplinare di funzionamento e raccordo con gli altri servizi dell’ufficio stampa;
• organizzazione conferenze-stampa;
• raccolta e catalogazione documenti giornalistici;
• rilascio informazioni sull’ attività generale dell’ amministrazione;
• diffusione telematica informazioni per conto dell’ amministrazione;
• implementazione app comunale per la diffusione delle informazioni attraverso i social media ed i social network;
• realizzazione ed aggiornamento pagine istituzionali del sito ufficiale dell’ Ente;
• inserimento notizie “in primo piano” sull’home-page del portale web;
• attuazione spazio dedicato a comunicati e rassegna stampa per la pubblicazione sul sito internet istituzionale. Selezione materiale, inserimento ed incremento;
• inserimento notizie su apposita pagina di Facebook;
• iniziative di comunicazione per la promozione dell’immagine del Comune;
• rassegna stampa e dei provvedimenti legislativi e giurisprudenziale agli organi istituzionali ed attività informativa ai fini dell’espletamento delle funzioni Amministrative;
• effettuazione studi, ricerche ed altre attività per monitorare i bisogni e le aspettative dei cittadini nei confronti del Comune e l’evolvere dei problemi socio-economici della comunità;
• rilevazione, mediante tecniche appropriate, della percezione della qualità dei servizi comunali e il grado di soddisfacimento degli utenti, raccogliendo e razionalizzando le informazioni di ritorno;
• accertamento dei bisogni e del livello di soddisfazione dei cittadini;
• ricerca ed analisi finalizzate alla formulazione di proposte all’ Amministrazione sugli aspetti organizzativi e logistici del rapporto con l’ utenza.

FORNITURE E AMMINISTRAZIONE CONTABILE

• istruttoria acquisti e forniture di arredi, beni mobili e beni strumentali per l’ufficio e l’attività degli Amministratori;
• gestione missioni Amministratori Comunali;
• amministrazione diretta di alcuni capitoli di spesa del bilancio comunale relativi alle spese di rappresentanza e iniziative del Sindaco e della Giunta oltre che dell’U.O.;
• richiesta e rendicontazione codice C.I.G.;
• predisposizione determinazioni a contrarre, di impegno di spesa, verifiche, acquisizione documentazione e redazione atti attinenti alla liquidazione di spesa;
• sviluppo procedimenti di finanziamento;
• predisposizione proposta Bilancio/PEG e progetti obiettivi.